1. 确定接待规格：会议规模由领导层决定，内部会议注重效率，而由上级单位主持的会议则需遵循规范化的接待流程。主要负责人将负责会议的准备工作，并成立专门的会务团队。

2. 发放会议通知：通知内容应详尽，包括召集人信息、会议的具体时间与地点、主题、参与者名单、会务费用、所需携带的材料以及联系方式。通知中应附带回执，以便确认与会人员的出席情况，通常应至少提前15至30天发出。

3. 会场选择：根据参会人数和会议内容来选择会场，确保场地大小适中、位置便利、设施完备，并且具备足够的停车空间。

4. 会场布置：会场布置应包括装饰和坐席配置，需考虑会议的风格和预期氛围，常见的布置方式包括圆桌型、口字型、教室型等。

5. 会议资料准备：需准备会议所需的辅助器材，如桌椅、名牌、茶水等。

6. 接待人员提前入场：接待人员将分为签到、引导座位、接待三个岗位，以确保每位与会者都能得到周到的接待服务。